Zgłoszenia zewnętrzne
Uprzejmie informujemy, że Zarząd Powiatu w Poznaniu podjął uchwałę Nr 605/2024 w sprawie ustalenia procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych. Procedura wraz ze ścieżką dostępu do elektronicznego formularza do dokonywania zgłoszeń naruszeń dostępna jest na stronie Biuletynu Informacji Publicznej Powiatu Poznańskiego:
Zgłoszenia wewnetrzne
Procedura dokonywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami
obowiązująca w Poradni Psychologiczno-Pedagogicznej w Swarzędzu.
§ 1. Podstawy prawne.
Dokument niniejszy opracowany został na podstawie następujących aktów prawnych:
1) ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. z 2024 r., poz. 928), dalej w skrócie: „ustawa”;
2) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L z 04.05.2016 r., Nr 119, str. 1 oraz Dz. Urz. UE L z 23.05.2018 r., Nr 127, str. 2), dalej w skrócie: „RODO”.
§ 2. Definicje.
Pojęciom używanym w niniejszym dokumencie nadaje się następujące znaczenie:
1) Podmiot – oznacza Poradnię Psychologiczno-Pedagogiczną w Swarzędzu, ul. Dworcowa 7, 62-020 Swarzędz;
2) procedura – oznacza niniejszą „Procedurę dokonywania zgłoszeń wewnętrznych naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami” obowiązującą w Podmiocie;
3) Koordynator ds. zgłoszeń – oznacza wyznaczoną przez Kierownictwo Podmiotu osobę fizyczną, do której zadań należy przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych, w tym występowanie w razie potrzeby o dodatkowe informacje do sygnalisty, a także podejmowanie działań następczych (rozpatrywanie zgłoszeń);
4) anonim – oznacza zgłoszenie dokonane przez osobę, co do której nie jest możliwa identyfikacja tożsamości;
5) działanie następcze – oznacza działanie polegające na ocenie prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym oraz przeciwdziałanie naruszeniu prawa, w szczególności przez prowadzenie postępowania wyjaśniającego, wszczęcie kontroli bądź innego postępowania na podstawie przepisów prawa lub oddalenie zgłoszenia;
6) działanie odwetowe – oznacza bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie w kontekście związanym z pracą, które jest spowodowane zgłoszeniem wewnętrznym i które narusza lub może naruszyć prawa sygnalisty lub wyrządza lub może wyrządzić mu nieuzasadnioną szkodę, w tym także niezasadne inicjowanie postępowań przeciwko sygnaliście;
7) informacja o naruszeniu prawa – oznacza informację, w tym uzasadnione podejrzenie dotyczące zaistniałego lub potencjalnego naruszenia prawa, do którego doszło lub prawdopodobnie dojdzie w Podmiocie, o którym sygnalista dowiedział się w kontekście związanym z pracą, lub informację dotyczącą próby ukrycia takiego naruszenia;
8) informacja zwrotna – oznacza to przekazanie sygnaliście informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań;
9) kontekst związany z pracą – oznacza przeszłe, obecne lub przyszłe działania związane z wykonywaniem pracy na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w podmiocie prawnym lub na rzecz tego podmiotu, lub pełnienia służby w podmiocie prawnym, w ramach których uzyskano informację o naruszeniu prawa oraz istnieje możliwość doświadczenia działań odwetowych;
10) osoba, której dotyczy zgłoszenie – oznacza osobę fizyczną, osobę prawną lub jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, wskazaną w zgłoszeniu wewnętrznym jako osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, lub jako osoba, z którą osoba, która dopuściła się naruszenia prawa, jest powiązana;
11) osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia – oznacza osobę fizyczną, która pomaga sygnaliście w zgłoszeniu wewnętrznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
12) osoba powiązana z sygnalistą – oznacza osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych, w tym współpracownika lub osobę najbliższą sygnalisty, tj. małżonka, wstępnego, zstępnego, rodzeństwo, powinowatego w tej samej linii lub stopniu, osobę pozostającą w stosunku przysposobienia oraz jej małżonka, a także osobę pozostającą we wspólnym pożyciu;
13) Zespół – oznacza grono osób, którego zadaniem jest przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego; w skład Zespołu wchodzi Koordynator ds. zgłoszeń oraz członkowie stali powołani przez Dyrektora Podmiotu. Ponadto w skład Zespołu wchodzić mogą poproszeni o pomoc eksperci z podmiotu zewnętrznego;
14) zgłoszenie wewnętrzne – oznacza ustne lub pisemne zgłoszenie wewnętrzne przekazane zgodnie z niniejszą procedurą;
15) zgłoszenie zewnętrzne – oznacza ustne lub pisemne przekazanie Rzecznikowi Praw Obywatelskich albo organowi publicznemu informacji o naruszeniu prawa.
§ 3. Postanowienia ogólne.
1. Procedura zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań następczych, określa tryb przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych dotyczących informacji o naruszeniu prawa lub regulacji i standardów etycznych ustanowionych w Podmiocie, a także podejmowania działań następczych w związku z tymi zgłoszeniami.
2. Procedura ma na celu wprowadzenie przejrzystych zasad ujawniania przypadków nieprawidłowości, podejmowania stosownych działań naprawczych w związku z zaistniałymi naruszeniami oraz ochronę sygnalisty.
3. Procedura obowiązuje sygnalistę, który dokonuje zgłoszenia wewnętrznego w kontekście związanym z pracą, niezależnie od stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia przez niego pracy.
4. Ochronie przewidzianej w procedurze sygnalista podlega od chwili dokonania zgłoszenia wewnętrznego, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, iż informacja będąca przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego jest prawdziwa w momencie jego dokonania i stanowi informację o naruszeniu prawa.
5. Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia wewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
6. Sygnalista w każdym przypadku może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
7. Zgłoszenia zewnętrzne przyjmowane są przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ publiczny, którego właściwość obejmuje podejmowanie odpowiednich działań następczych obejmujących przedmiot zgłoszenia. W stosownych przypadkach zgłoszenia zewnętrzne są dokonywane także do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
8. Informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych wraz z odesłaniem do stron internetowych organów publicznych przyjmujących takie zgłoszenia zawarte zostały na stronie internetowej Podmiotu.
9. W przypadku gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Podmiotu, zachęca się do dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
§ 4. Role i odpowiedzialności.
1. Za zapewnienie wdrożenia niniejszej procedury, w tym zapewnienie zasobów niezbędnych do realizacji zadań wynikających z procedury odpowiada Dyrektor Podmiotu.
2. Za przyjmowanie i rozpatrywanie zgłoszeń wewnętrznych oraz prowadzenie działań następczych odpowiada Koordynator ds. zgłoszeń.
3. Do pełnienia funkcji Koordynatora ds. zgłoszeń powinna być wybrana osoba zapewniająca bezstronność, obiektywność i wiarygodność oraz dająca gwarancję zachowania poufności.
4. Koordynatorowi ds. zgłoszeń gwarantuje się niezależność w wykonywaniu jego działań – nie może on otrzymywać instrukcji postępowania od żadnej osoby z organizacji.
5. Dyrektor Podmiotu powołując Koordynatora ds. zgłoszeń oraz członków Zespołu ustala zakres ich obowiązków w ramach niniejszej procedury. Przypisane obwiązki wskazują ramy upoważnienia Koordynatora ds. zgłoszeń oraz członków Zespołu. Wzór upoważnienia dla Koordynatora ds. zgłoszeń stanowi załącznik nr 7, a dla stałego członka Zespołu załącznik nr 8 do niniejszej procedury.
6. Dyrektor Podmiotu odbiera od Koordynatora ds. zgłoszeń oraz osób uczestniczących w postepowaniu wyjaśniającym zobowiązania do zachowania tajemnicy w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych, oraz podejmowania działań następczych. Zobowiązanie wiąże te osoby przez cały czas wykonywania obowiązków związanych niniejszą procedurą, a także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały te obowiązki.
7. Pracownicy uczestniczący w działaniach następczych zobowiązani są do dołożenia należytej staranności, aby uniknąć podjęcia decyzji na podstawie chybionych i bezpodstawnych oskarżeń, niemających potwierdzenia w faktach i zebranych dowodach oraz z zachowaniem poszanowania godności i dobrego imienia pracowników i osób, których zgłoszenie dotyczy.
8. Za wykonywanie zadań wynikających z niniejszej procedury odpowiada:
1) Dyrektor Podmiotu, który uczestniczy w realizacji procedury, w szczególności poprzez:
a) ustalenie i podział kompetencji pomiędzy pracowników Podmiotu, w sposób zapewniający efektywność systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w tym powołanie Koordynatora ds. zgłoszeń;
b) przypisanie zakresu obowiązków pracownikom odpowiedzialnym za przyjmowanie i weryfikację zgłoszeń wewnętrznych, podejmowanie działań następczych oraz przetwarzanie danych osobowych, w taki sposób, aby odpowiadał zakresowi upoważnienia do przetwarzania danych osobowych;
c) nadanie pisemnych upoważnień osobom biorącym udział w działaniach wyjaśniających (m.in. pracownikom, członkom Zespołu);
d) zobowiązanie pracowników odpowiedzialnych za przyjmowanie i weryfikację zgłoszeń wewnętrznych, podejmowanie działań następczych oraz przetwarzanie danych osobowych, a także innych osób biorących udział w działaniach wyjaśniających, do zachowania poufności w zakresie informacji i danych osobowych, które uzyskały w ramach podjętych czynności, także po ustaniu stosunku pracy lub innego stosunku prawnego, w ramach którego wykonywały te czynności;
e) odbiór oświadczeń o zapoznaniu się pracowników z niniejszą procedurą. Wzór formularza zgłoszenia wewnętrznego stanowi załącznik nr 1 do niniejszej procedury;
f) dokonywanie wyłączeń z postępowania realizowanego w na podstawie procedury w przypadkach wskazanych w procedurze;
g) bezpośredni nadzór nad skutecznością wdrożonego systemu przeciwdziałania nieprawidłowościom, w szczególności poprzez:
- monitorowanie przestrzegania ustalonych zasad postępowania przez podległych pracowników,
- zgłaszanie naruszeń właściwym organom, jeżeli nie dokonała tego inna osoba odpowiedzialna;
2) Koordynator ds. zgłoszeń, do którego zadań należy w szczególności:
a) przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych;
b) weryfikacja zgłoszeń wewnętrznych;
c) dalsza komunikacja z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
d) prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych;
e) podejmowanie działań następczych;
f) spełnienie obowiązku informacyjnego wobec sygnalisty;
g) zapewnienie poufności sygnaliście, osobie związanej z sygnalistą, osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osobie wskazanej w zgłoszeniu;
h) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych działań następczych;
i) prowadzenie kampanii informacyjnych wśród pracowników Poradni zmierzających do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń nieprawidłowości;
j) wnioskowanie do Dyrektora Poradni o nadanie upoważnień dla osób biorących udział w działaniach wyjaśniających (m.in. pracownikom, członkom Zespołu);
3) stali członkowie Zespołu, do zadań których należy podejmowanie czynności uzgodnionych z Koordynatorem ds. zgłoszeń, w szczególności:
a) weryfikacja zgłoszeń wewnętrznych;
b) podejmowanie działań następczych;
c) zapewnienie poufności sygnaliście, osobie związanej z sygnalistą, osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osobie wskazanej w zgłoszeniu;
d) dalsza komunikacja z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej;
e) zapewnienie bezstronności podczas prowadzonych działań następczych;
f) prowadzenie kampanii informacyjnych wśród pracowników Poradni zmierzających do utrwalenia pozytywnego postrzegania działań w zakresie zgłoszeń nieprawidłowości;
4) eksperci - niestali członkowie Zespołu, powołani w związku z niniejszą procedurą, do zadań których należy podejmowanie czynności uzgodnionych z Koordynatorem ds. zgłoszeń, w szczególności:
a) udzielanie informacji w zakresie posiadanej wiedzy eksperckiej;
b) opiniowanie merytoryczne okoliczności konkretnego zgłoszenia;
c) udział w spotkaniach członków Zespołu (z głosem doradczym);
d) doradztwo i wsparcie w zakresie weryfikacji zgłoszeń wewnętrznych;
e) doradztwo i wsparcie w zakresie prowadzenia działań wyjaśniających, w tym dalszej komunikacji z sygnalistą;
f) doradztwo i wsparcie w odniesieniu do podejmowania działań następczych, w tym opracowywanie rekomendacji w tym zakresie;
g) zapewnienie poufności sygnaliście, osobie związanej z sygnalistą, osobie pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osobie wskazanej w zgłoszeniu;
5) kierownicy komórek organizacyjnych Podmiotu współpracują z Koordynatorem ds. zgłoszeń w zakresie:
a) monitorowania przestrzegania zasad postępowania przez podległych pracowników;
b) wyjaśniania okoliczności zdarzeń opisanych w zgłoszeniu wewnętrznym, na podstawie pisemnego upoważnienia;
c) zapewnienia w podległej komórce organizacyjnej warunków sprzyjających wczesnemu wykrywaniu i usuwaniu nieprawidłowości;
6) pracownicy Podmiotu, w szczególności:
a) przestrzegają wartości etycznych i przepisów prawnych przy wykonywaniu powierzonych zadań;
b) na bieżąco zgłaszają wszelkie zauważone nieprawidłowości;
c) udostępniają informacje niezbędne do wyjaśnienia nieprawidłowości;
d) w kontaktach wewnętrznych oraz w kontaktach zewnętrznych prezentują postawę sprzyjającą przeciwdziałaniu nieprawidłowościom.
§ 5. Sygnalista.
1. Osoba fizyczna może zgłosić informację o naruszeniu prawa, jeśli istnieją po jej stronie uzasadnione podstawy, zgodnie z zasadą dobrej wiary, by sądzić, że przekazywane informacje są prawdziwe.
2. W złej wierze pozostaje zgłaszający, który działa w celu sprzecznym z prawem lub zasadami współżycia społecznego.
3. Status sygnalisty może uzyskać każdy zgłaszający, chyba że wstępna analiza zgłoszenia daje podstawy do przyjęcia, iż zgłaszający w sposób oczywisty działał w złej wierze.
4. Sygnalistą jest osoba fizyczna, która zgłasza lub ujawnia publicznie informacje o naruszeniu prawa uzyskane w kontekście związanym z pracą, w tym:
1) pracownik;
2) pracownik tymczasowy;
3) osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
4) stażysta;
5) praktykant;
6) wolontariusz;
7) osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
8) przedsiębiorca;
9) osoba, o której mowa powyżej, która uzyskała informacje o naruszeniu prawa w kontekście związanym z pracą w Podmiocie przed nawiązaniem stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Podmiocie lub na rzecz tego Podmiotu lub już po ich ustaniu.
5. Sygnalista powinien posiadać uzasadnione przekonanie co do prawdziwości przekazywanych informacji o naruszeniu, nawet jeżeli nie posiada w tym zakresie wystarczających dowodów.
§ 6. Przedmiot zgłoszenia.
1. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego mogą być działania lub zaniechania niezgodne z prawem lub mające na celu obejście prawa dotyczące:
1) korupcji;
2) zamówień publicznych;
3) usług, produktów i rynków finansowych;
4) przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
5) bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
6) bezpieczeństwa transportu;
7) ochrony środowiska;
8) ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
9) bezpieczeństwa żywności i pasz;
10) zdrowia i dobrostanu zwierząt;
11) zdrowia publicznego;
12) ochrony konsumentów;
13) ochrony prywatności i danych osobowych;
14) bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
15) interesów finansowych Skarbu Państwa RP, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
16) rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
17) konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.
2. Przedmiotem zgłoszenia wewnętrznego dodatkowo mogą być także naruszenia obowiązujących w Podmiocie regulacji wewnętrznych i standardów etycznych.
§ 7. Tryb dokonywania zgłoszenia.
1. Sygnalista może dokonać zgłoszenia wewnętrznego:
1) elektronicznie – za pośrednictwem adresu e-mail:sygnalista@pppswarzedz.pl.
2) pisemnie – w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Zgłoszenie nieprawidłowości – Koordynator ds. zgłoszeń – do rąk własnych”, umieszczonej w kolejnej zamkniętej kopercie, zaadresowanej na adres poczty tradycyjnej Podmiotu dostarczonej:
A) pocztą zewnętrzną lub wewnętrzną w zamkniętej kopercie opatrzonej napisem „Zgłoszenie nieprawidłowości -Koordynator ds. zgłoszeń – do rąk własnych”.
B) do skrzynki na listy ustawionej w budynku siedziby Podmiotu w pokoju nauczycielskim.
Skrzynka opróżniana jest przez Koordynatora ds. zgłoszeń w każdy dzień roboczy na pół godziny przed zakończeniem przez niego pracy.
2. Na wniosek sygnalisty zgłoszenie wewnętrzne może być dokonane także podczas bezpośredniego spotkania z Koordynatorem ds. zgłoszeń, zorganizowanego w terminie 14 dni od dnia otrzymania takiego wniosku. Z przyjęcia zgłoszenia Koordynator ds. zgłoszeń sporządza protokół. Sygnalista może dokonać sprawdzenia, poprawienia i zatwierdzenia takiego protokołu.
3. W celu rzetelnej weryfikacji zgłoszenia oraz skutecznego podjęcia działania następczego zgłoszenie powinno zawierać w szczególności:
1) dane osobowe sygnalisty (imię i nazwisko, dane umożliwiające kontakt z sygnalistą – adres poczty tradycyjnej lub elektronicznej, numer telefonu);
2) dane osoby, której zarzucane jest dopuszczenie się nieprawidłowości (imię i nazwisko, stanowisko, miejsce pracy);
3) możliwie dokładny opis nieprawidłowości wraz ze wskazaniem ich daty, miejsca;
4) opis kontekstu związanego z pracą, który umożliwił dostrzeżenie zgłoszonego naruszenia;
5) wskazanie uzasadnionych podstaw, które umożliwiły stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.
4. Zgłoszenie dodatkowo może zostać udokumentowane zebranymi dowodami i wykazem świadków.
5. Wzór formularza zgłoszenia wewnętrznego stanowi załącznik nr 2 do niniejszej procedury. Wzór formularza został wskazany dla ułatwienia dokonania zgłoszenia, jednakże nie jest obowiązkowe dokonanie zgłoszenia z wykorzystaniem wzorcowego formularza.
6. Zgłoszenia wewnętrznego można dokonać także anonimowo.
Jeżeli osoba dokonująca zgłoszenia anonimowo chce otrzymywać informacje zwrotne dotyczące zgłoszenia, należy podać w treści zgłoszenia dane kontaktowe (np. e-mail). W takim przypadku nie będą podejmowane dodatkowe działania w celu pośredniej identyfikacji na podstawie podanych danych kontaktowych.
7. W terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia wewnętrznego Koordynator ds. zgłoszeń przekazuje sygnaliście potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia, chyba że sygnalista nie podał adresu do kontaktu, na który należy przekazać potwierdzenie.
8. Jeżeli koordynator wyznaczony do przyjmowania zgłoszeń, jest zdaniem sygnalisty zaangażowany pośrednio lub bezpośrednio w naruszenie lub nie daje gwarancji bezstronności, zgłoszenie należy przekazać bezpośrednio do któregokolwiek z członków stałych zespołu.
9. Sygnalista może w takim przypadku także zrezygnować ze zgłoszenia wewnętrznego i dokonać zgłoszenia zewnętrznego do odpowiedniego organu lub Rzecznika Praw Obywatelskich.
10. Kanały zgłoszeń wskazane w ustępie 1 niniejszego paragrafu nie dotyczą zgłoszenia zewnętrznego. Sygnalista może z jakichkolwiek przyczyn dokonać zgłoszenia zewnętrznego do Rzecznika Praw Obywatelskich lub organu publicznego bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego. W szczególnych przypadkach może ono zostać przekazane do stosownych instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
§ 8. Tryb rozpatrywania zgłoszeń.
1. Zgłoszenia wewnętrzne są przyjmowane przez Koordynatora ds. zgłoszeń, który rejestruje zgłoszenie, zgodnie ze wzorem rejestru zgłoszeń wewnętrznych stanowiącym załącznik nr 3 do niniejszej procedury.
2. Koordynator ds. zgłoszeń dokonuje wstępnej weryfikacji zgłoszenia polegającej na ustaleniu, czy zgłoszenie spełnia warunki określone w niniejszej procedurze, w tym zbadaniu:
- czy przekazane zgłoszenie stanowi informację o naruszeniu prawa,
- kontekstu związanego z pracą,
- uzasadnionych podstaw umożliwiających stwierdzenie, że informacja o naruszeniu prawa jest prawdziwa.
Stwierdzenie uzasadnionych podstawy będzie opierać się na informacjach o naruszeniu zawartych w zgłoszeniu.
Wskazane jest podanie w zgłoszeniu jak najszerszych informacji, warunkuje to bowiem łatwiejsze dokonanie jego weryfikacji.
3. Moment dokonania zgłoszenia jest jednocześnie momentem uzyskania statusu sygnalisty. W przypadku negatywnej weryfikacji zgłoszenia status ten wygasa.
4. Koordynator ds. zgłoszeń decyduje następnie o dalszych działaniach następczych. W razie konieczności uzupełnienia lub wyjaśnienia zawartych w zgłoszeniu wewnętrznym informacji Koordynator ds. zgłoszeń kontaktuje się z sygnalistą, o ile jest to możliwe, i wskazuje podanie jakich informacji jest niezbędne.
5. Koordynator ds. zgłoszeń może odstąpić od rozpatrzenia zgłoszenia będącego przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia przez tego samego lub innego sygnalistę, jeśli nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszeń w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. Koordynator ds. zgłoszeń informuje sygnalistę o pozostawieniu zgłoszenia wewnętrznego bez rozpoznania, podając przyczyny, a w razie kolejnego zgłoszenia wewnętrznego pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
6. W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne spełnia warunki określone w niniejszej procedurze, zaś treść zgłoszenia wewnętrznego uzasadnia wszczęcie postępowania wyjaśniającego, Koordynator ds. zgłoszeń rozpoczyna postępowanie wyjaśniające i podejmuje czynności mające na celu ustalenie wszystkich okoliczności zawartych w zgłoszeniu.
7. Koordynator ds. zgłoszeń prowadzi postępowanie wyjaśniające samodzielnie lub przy udziale pozostałych stałych członków zespołu, o ile charakter zgłoszenia i przedstawione w jego treści okoliczności oraz dowody nie wymagają zaangażowania innych osób.
8. Gdy zajdzie taka potrzeba, Koordynator ds. zgłoszeń może wezwać każdą osobę wykonującą pracę na rzecz Podmiotu celem złożenia wyjaśnień. Osoby wezwane są obowiązane do stawienia się i przedstawienia wszystkich informacji oraz dokumentów będących w ich posiadaniu, które umożliwić mogą ustalenie okoliczności naruszenia wskazanego w zgłoszeniu wewnętrznym.
9. Koordynator ds. zgłoszeń może także zwrócić się o pomoc lub opinię do przedstawicieli lub ekspertów z podmiotu zewnętrznego świadczącego profesjonalne usługi w danej dziedzinie, jeżeli wiedza i doświadczenie takich ekspertów są niezbędne do wyjaśnienia wszystkich okoliczności naruszenia zawartego w zgłoszeniu. Wzór upoważnienia dla eksperta stanowi załącznik nr 9 do niniejszej procedury.
10. W przypadku prowadzenia postępowania wyjaśniającego z udziałem eksperta (lub ekspertów) powołuje się go do składu Zespołu. W skład Zespołu wchodzi Koordynator ds. zgłoszeń, stali członkowie i ekspert (eksperci). Pracą Zespołu kieruje Koordynator ds. zgłoszeń. Podmiot upoważnia pisemnie Koordynatora ds. zgłoszeń, członków stałych Zespołu i każdego eksperta do prowadzenia działań wyjaśniających oraz zobowiązuje ich do zachowania poufności w zakresie danych osobowych i informacji uzyskanych w związku z tym postępowaniem. Zobowiązanie to wiąże także po zakończeniu prowadzenia działań wyjaśniających.
11. Eksperci wchodzący w skład Zespołu powołani są do zaopiniowania merytorycznego okoliczności konkretnego zgłoszenia i dysponują głosem doradczym. Głos decydujący przysługuje Koordynatorowi ds. zgłoszeń.
12. W przypadku, gdy w skład Zespołu wchodzi osoba, której dotyczy zgłoszenie, zostaje ona wyłączona z postępowania prowadzonego w celu rozpatrzenia zgłoszenia, które jej dotyczy. Każdy członek Zespołu może też samodzielnie poinformować o okolicznościach wyłączających go lub mających wpływ na jego bezstronność i obiektywność.
13. W przypadku, gdy zgłoszenie wewnętrzne dotyczy Koordynatora ds. zgłoszeń zgłasza on do Dyrektora Podmiotu konieczność wyłączenia go z realizacji zadań wynikających z niniejszej procedury. Dyrektor Podmiotu powołuje inną osobę wchodząca w skład personelu Podmiotu do pełnienia funkcji Koordynatora ds. zgłoszeń w tym postępowaniu, a także upoważnia do realizacji zadań wynikających z procedury. Postanowienia procedury stosuje się odpowiednio.
14. Jeżeli wyłączeniu podlega członek Zespołu, w tym pełniący rolę eksperta, Dyrektor Podmiotu dokonuje jego wyłączenia, a następnie wyznacza i upoważnia inną osobę do udziału w postępowaniu wyjaśniającym w tej roli.
15. Koordynator ds. zgłoszeń i każdy członek Zespołu, prowadząc postępowanie wyjaśniające, działa z zachowaniem należytej staranności, zgodnie z zasadami uczciwości, bezstronności i poufności oraz zasadami określonymi w niniejszej procedurze, a w przypadkach nieuregulowanych – zgodnie z przepisami ustawy.
16. Koordynator ds. zgłoszeń i każdy członek Zespołu chroni sygnalistę, podejmując działania mające na celu zapobieżenie ujawnieniu jego tożsamości osobom trzecim oraz wszelkim formom działań, takim jak nierówne traktowanie, mobbing, czy prześladowanie. Ochrona ta obejmuje także osoby bliskie sygnaliście, powiązane z sygnalistą, czy pomagające mu dokonać zgłoszenia.
17. Każdy z członków Zespołu, w tym eksperci, jest uprawniony do wystąpienia z wnioskiem do Koordynatora ds. zgłoszeń o przeprowadzenie poufnego spotkania z innymi pracownikami lub współpracownikami Podmiotu, w szczególności wymienionymi w zgłoszeniu jako świadkowie naruszenia prawa, w celu wyjaśnienia okoliczności wskazanych w zgłoszeniu.
18. Koordynator ds. zgłoszeń sporządza notatkę służbową z każdego spotkania, a wyjaśnienia i informacje uzyskane od wezwanych osób są zapisywane w protokole.
19. Po wyjaśnieniu całokształtu okoliczności zawartych w zgłoszeniu Koordynator ds. zgłoszeń podejmuje decyzję co do zasadności zgłoszenia oraz wydaje zalecenia co do podjęcia ewentualnych działań następczych.
20. Koordynator ds. zgłoszeń przekazuje sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia wewnętrznego lub – w przypadku nieprzekazania potwierdzenia – w terminie 3 miesięcy od upływu 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia wewnętrznego.
21. Koordynator ds. zgłoszeń nie przekazuje sygnaliście informacji zwrotnej, jeśli nie podał on adresu do kontaktu, na który należy przekazać taką informację zwrotną.
§ 9. Podejmowanie działań następczych.
1. Po zakończeniu postępowania wyjaśniającego Koordynator ds. zgłoszeń podejmuje decyzję co do podjęcia działań następczych bądź odstąpienia od nich w przypadku, kiedy zgłoszenie okaże się niezasadne.
2. Koordynator ds. zgłoszeń podejmuje działania następcze w celu usunięcia skutków naruszenia, ich ograniczenia lub zapobiegnięcia ich wystąpieniu. Wszelkie działania następcze podejmowane są z zachowaniem należytej staranności oraz przy zachowaniu pełnej poufności tożsamości sygnalisty.
3. W przypadku, gdy:
1) naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Podmiotu – Koordynator ds. zgłoszeń sporządza zalecenia wskazujące na konieczność podjęcia określonych następczych działań naprawczych lub dyscyplinujących (np. wprowadzenie zmian w procedurach, wdrożenie nowych systemów kontroli, wyciągnięcie konsekwencji wobec osób odpowiedzialnych). Decyzję w zakresie podjęcia konkretnych następczych działań naprawczych lub dyscyplinujących podejmuje Dyrektor Podmiotu uwzględniając w jak najpełniejszym stopniu zalecenia Koordynatora ds. zgłoszeń;
2) naruszeniu prawa nie można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej Podmiotu – Koordynator ds. zgłoszeń zawiadamia organy ścigania lub wszczyna inne postępowanie określone przepisami prawa (m.in. zawiadamia o możliwości popełnienia przestępstwa lub zgłasza wniosek o wszczęcie postępowania administracyjnego);
3) zgłoszenie naruszenia okazało się bezzasadne – Koordynator ds. zgłoszeń oddala zgłoszenie i zamyka postępowanie określone niniejszą procedurą.
4. Jeśli informacja zwrotna, przekazana zgodnie z § 8 pkt 20, nie zawierała informacji na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań, Koordynator ds. zgłoszeń przekazuje sygnaliście uzupełniającą informację zwrotną obejmującą taką informację.
5. Do zadań Koordynatora ds. zgłoszeń należy ponadto przedstawienie kierownictwu Podmiotu środków zaradczych, które mają na celu wyeliminowanie podobnych naruszeń prawa w przyszłości.
6. W celu zapewnienia bezstronności oraz wiarygodności działań następczych, wykonywanych w wyniku zgłoszenia, z procesu jest wyłączana każda osoba wskazana w zgłoszeniu, która według sygnalisty dopuściła się naruszenia prawa lub ma z nim bezpośredni związek. W jej miejsce powinna zostać powołana inna osoba upoważniona przez Podmiot.
7. Jeśli w trakcie przeprowadzania działań następczych pojawia się obawa o bezstronność lub wiarygodność osób prowadzących te działania, są one wyłączane z postępowania.
§ 10. Ochrona sygnalisty.
1. Sygnalista od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego podlega ochronie określonej w przepisach ustawy pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa. Wobec sygnalisty nie mogą być podejmowane żadne działania odwetowe ani próby lub groźby zastosowania takich działań.
2. Podmiot zapewnia ochronę sygnalisty poprzez:
1) ochronę tożsamości sygnalisty, chyba że otrzymał od sygnalisty wyraźną zgodę na ujawnienie jego danych;
2) jeżeli zgłoszenie dotyczy innych osób, zapewnienie także ochrony poufności ich tożsamości;
3) udział w procedurze rozpatrywania zgłoszeń osób bezstronnych, które zostały zobligowane do zachowania poufności, także po ustaniu stosunku pracy lub zakończeniu współpracy;
4) zapewnienie, że dostęp do danych sygnalisty oraz dokumentacji związanej ze zgłoszeniem, będą miały tylko uprawnione osoby, które zostały przeszkolone w zakresie zapewnienia ochrony sygnalistów;
5) ochronę przed działaniami odwetowymi, w tym groźbami przed takimi działaniami, w związku z dokonanym zgłoszeniem.
3. Do działań odwetowych zalicza się w szczególności:
1) odmowę nawiązania stosunku pracy;
2) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
3) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
4) obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;
5) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;
6) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
7) przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
8) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;
9) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;
10) niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
11) negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinii o pracy;
12) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
13) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;
14) mobbing;
15) dyskryminację;
16) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;
17) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
18) nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;
19) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
20) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
21) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszenie dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
4. Zakaz działań odwetowych obejmuje także:
1) osobę pomagającą w dokonaniu zgłoszenia,
2) osobę powiązaną ze zgłaszającym,
3) osobę prawną lub inną jednostkę organizacyjną pomagającą sygnaliście lub z nim powiązaną, w szczególności stanowiącą własność sygnalisty lub go zatrudniającą.
5. W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie) lub prawo do zadośćuczynienia.
6. Postanowienia umów o pracę oraz innych aktów, na podstawie których powstaje stosunek pracy lub które kształtują prawa i obowiązki stron stosunku pracy, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.
7. Postanowienia umów oraz innych aktów, na podstawie których jest świadczona praca lub usługi, są dostarczane towary lub jest dokonywana sprzedaż, innych niż wymienione w punkcie poprzednim, w zakresie, w jakim bezpośrednio lub pośrednio wyłączają lub ograniczają prawo do dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub przewidują stosowanie środków odwetowych, są nieważne.
§ 11. Prowadzenie rejestru zgłoszeń wewnętrznych.
1. Każde zgłoszenie wewnętrzne podlega rejestracji przez Koordynatora ds. zgłoszeń.
2. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia;
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu sygnalisty;
5) datę dokonania zgłoszenia;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) datę zakończenia sprawy.
3. Rejestr zgłoszeń wewnętrznych zawiera także zgłoszenia dokonane anonimowo. Jeśli sygnalista nie podał swoich danych osobowych lub adresu do kontaktu, w rejestrze oznacza się takie zgłoszenie jako anonim.
4. Rejestr prowadzony jest z zachowaniem zasad poufności.
5. Dostęp do zapisów w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych oraz informacji przetwarzanych w związku ze zgłoszeniami mogą mieć wyłącznie osoby pisemnie upoważnione i w zakresie niezbędnym do realizacji powierzonych zadań dotyczących funkcjonowania systemu zgłoszeń wewnętrznych (zasada wiedzy koniecznej), w tym:
1) Koordynator ds. zgłoszeń,
2) instytucje państwa w ramach przysługujących im ustawowych uprawnień.
6. Informacje dotyczące zgłoszenia są przechowywane w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu innych postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 12. Przetwarzanie danych osobowych.
1. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba, że za wyraźną zgodą sygnalisty.
2. Dane osobowe przetwarzane są tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego.
3. Dostęp do danych sygnalisty może mieć tylko i wyłącznie osoba, w której zakresie obowiązków określono wykonywanie konkretnych czynności w ramach niniejszej procedury, a ponadto posiada upoważnienie do przetwarzania danych osobowych w tym zakresie i została zobligowana do zachowania poufności.
4. Dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usunięcie tych danych osobowych następuje w terminie 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem, usuwane są w terminie 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
6. Na stronie internetowej Podmiotu oraz w jego siedzibie, w widocznym miejscu, zamieszcza się:
1) klauzulę informacyjną dotycząca przetwarzania danych osobowych sygnalisty. Wzór takiej klauzuli stanowi załącznik nr 4 do niniejszej procedury;
2) klauzulę informacyjną dla osób, których dane są przetwarzane w związku z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń. Wzór takiej klauzuli stanowi załącznik nr 5 do niniejszej procedury.
7. W przypadku kontaktu zgłaszającego poprzez adres e-mail, klauzula informacyjna jest też przekazywana w odpowiedzi zwrotnej na pierwsze zgłoszenie.
§ 13. Postanowienia końcowe.
1. Za prawidłowość oraz efektywność funkcjonowania niniejszej procedury odpowiada Dyrektor Podmiotu.
2. Koordynator ds. zgłoszeń, nie rzadziej niż raz w roku, przekazuje Dyrektorowi zbiorczą informację o zgłoszeniach wewnętrznych oraz o podjętych w związku z tymi zgłoszeniami działaniach następczych.
3. Dyrektor Podmiotu informuje wszystkie osoby wykonujące pracę na rzecz Podmiotu o przyjęciu oraz treści niniejszej procedury, jak również o jej zmianach.
4. Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji pracownik odpowiedzialny za prowadzenie rekrutacji lub nawiązanie współpracy przekazuje informację o procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy innej niż stosunek pracy.
5. Procedura wchodzi w życie po upływie 7 dni od dnia przekazania jej do wiadomości wszystkich osób wykonujących pracę w Podmiocie.
Załączniki:
1) załącznik nr 1 – oświadczenie pracownika albo kandydata do pracy o zapoznaniu się z procedurą;
2) załącznik nr 2 – wzór formularza zgłoszenia wewnętrznego;
3) załącznik nr 3 – rejestr zgłoszeń wewnętrznych;
4) załącznik nr 4 – klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych sygnalisty;
5) załącznik nr 5 – klauzula informacyjna dla osób, których dane są przetwarzane w związku z przyjmowaniem i rozpatrywaniem zgłoszeń;
6) załącznik nr 6 - informacje na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich;
7) załącznik nr 7 – upoważnienie dla Koordynatora ds. zgłoszeń;
8) załącznik nr 8 – upoważnienie dla członka Zespołu;
9) załącznik nr 9 – upoważnienie dla eksperta.
załączniki do pobrania na stronie pppswarzedz.pl